Apa itu Email? Pengertian, Sejarah, Serta Kelebihan dan Kekurangannya

Mungkin hampir semua orang saat ini sudah sering sekali mendengar atau bahkan hampir setiap hari sudah berkutat dengan yang namanya "Email". Pada masa sekarang ini email sudah menjadi sesuatu yang sangat penting dalam beraktivitas di dunia maya. Email menjadi hal pertama yang diperlukan dalam membuat akun media sosial, bergabung dalam forum, membuat rekening online seperti Paypal, dan berbagai fasilitas lainnya dalam internet. Seperti itulah kira-kira pentingnya email pada era digital ini. Tapi sebenarnya apa sih definisi email itu? Bagaimana sejarah perkembangannya? Apa sih kelebihan dan kekurangannya?

Apa sih Pengertian Email itu?

Email adalah singkatan dari "Electronic Mail" atau dalam bahasa Indonesia berarti "Surat Elektronik" atau bisa disingkat menjadi "Surel". Sesuai namanya Email adalah adalah suatu aplikasi atau fasilitas dalam internet yang berfungsi untuk mengirim serta menerima surat secara elektronik. Setiap email memiliki alamat unik bagi tiap-tiap penggunanya, sehingga tidak ada pengguna atau "user" yang memiliki alamat email yang sama.

Ada beragam layanan email gratis yang dapat kamu gunakan di internet. Namun ada 3 buah layanan email yang paling banyak digunakan, yaitu Google Gmail, Yahoo! Mail, dan Microsoft Outlook. Tapi berdasarkan pengalaman saya sih, layanan email terbaik itu ada pada Gmail, karena memang saat ini hampir semua layanan penting yang saya gunakan terintegrasi dengan Gmail, contoh saja youtube, google maps, blogger, dan banyak layanan lainnya. Tampilan Gmail juga lebih simpel dan lebih ringan dibandingkan layanan lainnya. Selain itu kamu juga bisa dengan mudahnya mengirim file berukuran besar lewat Gmail, karena Gmail langsung terintegrasi dengan Google Drive. Jadi tinggal upload filenya lewat Google Drive lalu dilampirkan ke email.

Kelebihan Email

1. Penggunaan Pribadi

Email memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan surat konvensional. Keunggulan utama email adalah kecepatannya, jika surat biasa membutuhkan waktu beberapa hari agar sampai ke alamat tujuan, email hanya membutuhkan waktu hitungan detik, atau bahkan hanya sepersekian detik tergantung pada kecepatan koneksi internet pengguna.

Keunggulan kedua dari email yaitu cenderung lebih aman dibandingkan surat konvensional. Jika menggunakan surat konvensional maka ada kemungkinan surat kamu tercecer sehingga surat yang dikirim tidak akan pernah sampai ke tujuan. Berbeda dengan email, dimana surat yang kamu kirim lewat email diatur secara otomatis melalui sistem server yang canggih, sehingga dapat dipastikan sampai ke alamat tujuan.

Keunggulan selanjutnya yaitu biaya yang diperlukan jauh lebih murah. Jika kamu mengirimkan beberapa surat lewat pos, tentu kamu harus membayar untuk masing-masing surat. Lain halnya dengan email, dimana yang kamu butuhkan hanyalah koneksi internet. Jika sudah terkoneksi dengan internet maka kamu bebas mau kirim email berapa pun jumlahnya tanpa dikenakan biaya tambahan.

Selain itu kamu juga bisa mengirim email sekaligus kepada banyak orang. Yang kamu butuhkan hanyalah alamat email tujuan, lalu cukup dengan sekali klik maka email yang kamu kirim akan diterima oleh ratusan atau bahkan ribuan orang sekaligus dalam waktu bersamaan. Dengan email kamu juga bisa melampirkan berbagai jenis file baik foto, video, maupun dokumen.

2. Keperluan Bisnis Perusahaan Maupun Organisasi

Email telah digunakan secara luas dalam perusahaan, pemerintahan, dan organisasi. Dengan berkembangnya teknologi, khususnya email, telah merevolusi cara berkomunikasi dalam bekerja. Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh Plantronics pada tahun 2010, ditemukan bahwa 83% pekerja kantoran di Amerika Serikat berpendapat, email adalah sesuatu yang penting dalam meraih kesuksesan dan meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Email memiliki beberapa keuntungan bagi keperluan bisnis maupun organisasi, yaitu:

Mempermudah komunikasi - Dalam kebanyakan keperluan bisnis, orang tidak berhubungan secara langsung, mereka terpisah oleh gedung, terpisah antar kota, atau bahkan lintas negara. Dikarenakan hal itu, dibandingkan dengan berkomunikasi secara langsung melalui tatap muka atau lewat telepon, komunikasi menggunakan email lebih hemat waktu dan biaya.

Mudahnya Mengontrol Waktu - Jika suatu hubungan bisnis dilakukan secara real time menggunakan sambungan telepon atau pun tatap muka secara langsung, hal itu akan memakan waktu dan biaya. Dengan adanya email, para pelaku bisnis tidak perlu berhubungan secara bersamaan atau real time. Sehingga mereka dapat lebih mudah mengontrol atau melakukan manajemen waktu karena dengan email waktu mereka menjadi lebih fleksibel.

Mengurangi Biaya - Mengirim surat atau suatu dokumen melalui cara konvensional melalui pos akan memakan banyak uang, apalagi jika surat yang akan dikirimkan dalam jumlah yang cukup banyak. Dengan adanya email, biaya untuk mengirim surat dapat disimpan atau digunakan untuk keperluan lainnya.

Meninggalkan Catatan Tertulis - Jika berkomunikasi menggunakan sambungan telepon atau tatap muka secara langsung, maka bisa saja ada detail yang terlupa. Berbeda dengan email yang setelah dikirim atau diterima akan meninggalkan catatan tertulis secara detil. Jika ada yang detil yang terlupa, kamu hanya perlu melihat kembali inbox (kotak masuk) atau outbox (kotak keluar).

Keperluan Pemasaran - Dengan adanya email, produsen dapat dengan mudah menjangkau pelanggan mereka secara personal dengan biaya yang sangat murah. Mereka dapat dengan mudah menawarkan produk terbarunya atau mungkin menyampaikan informasi promo kepada pelanggan dengan menggunakan email.

Kekurangan Email

Walaupun memiliki berbagai kelebihan yang sangat membantu dalam berkomunikasi, namun email juga memiliki beberapa kekurangan.

Spam - Karena begitu murahnya biaya yang diperlukan untuk mengirimkan email, maka muncul lah email spam. Email spam ini adalah email yang dikirimkan dengan jumlah yang masal (bisa ribuan atau bahkan jutaan) kepada berbagai alamat email berbeda namun memiliki isi yang sama. Email spam ini biasanya berisi iklan, namun sering pula email spam berisi tautan berbahaya seperti virus atau malware.

Malware - Nah dari email spam yang dijelaskan sebelumnya, ada kemungkinan email spam berisi malware. Malware merupakan singkatan dari Milicious Software yang berarti program jahat. Malware adalah software atau perangkat lunak yang dirancang untuk merusak atau mungkin mencuri data dari komputer target dengan cara menyusup kedalam sistem komputer. Malware ini ada berbagai jenis dapat berupa virus, trojan, worm, spyware, adware, dan berbagai program berbahaya lain yang tidak diinginkan keberadaannya di dalam komputer. Nah, salah satu media yang sering digunakan untuk menyebarkan malware ini adalah email.

Phising - Selain Malware, jenis pesan spam yang masuk dapat berupa email phising. Dimana email phising ini akan terlihat menyerupai email atau halaman web yang sering dikunjungi (seperti facebook, paypal, atau mungkin web bank) untuk mengelabui target. Jika target tidak curiga dan memasukkan datanya, maka data yang dimasukkan itu akan secara otomatis dikirim kepada pelaku. Data yang diincar oleh phising ini berupa data pribadi target misalnya seperti ID, password, kartu kredit, pin, dan data penting lainnya.

Email Bombing - Email bombing ini adalah suatu kegiatan jahat di internet dimana pelaku mengirimkan email berjumlah sangat banyak ke alamat target, jumlahnya mulai dari ratusan, ribuan, dan bahkan sampai jutaan. Saking banyaknya jumlah email yang diterima, bandwith atau space dari email target akan mengalami kelebihan atau overload, yang menyebabkan email target tidak bisa diakses lagi.

Pelanggaran Privasi - Email yang kamu kirim melalui internet awalnya akan dikirim terlebih dahulu ke server sebelum diteruskan ke alamat email penerima. Nah, pada saat email kamu transit di server inilah ada kemungkinan server tersebut dapat diakses oleh pihak ketiga.

Flaming - Email yang kamu terima tentu berbagai macam, mungkin salah satu dari email yang kamu terima termasuk kedalam flaming. Dimana sesuai namanya, email flaming ini berupa email yang berisikan caci maki atau sumpah serapah orang lain yang kurang suka atau memiliki dendam terhadap kamu.

Batasan Ukuran Dokumen - Biasanya layanan email memiliki batasan ukuran file maksimal yang dapat dikirim. Biasanya ukuran maksimal dari file yang dapat dikirim melalui email adalah sebesar 25 mb atau bahkan kurang, tergantung dari layanan email yang digunakan. Jadi kamu tidak bisa mengirimkan sebuah file berukuran besar secara langsung melalui lampiran lewat email. Masalah ini dapat kamu atasi dengan mengunggah file itu melalui layanan penyimpanan cloud seperti Google drive, drop box dan layanan serupa lain.

Sejarah Singkat Email

1971 - Ray Tomlinson, seorang ilmuwan asal Amerika Serikat mengirim email pertama di dunia saat bekerja di ARPANET.

1972 - Larry Roberts yang juga bekerja di ARPANET berhasil membuat program yang dapat membuat daftar, memilih, meneruskan dan merespon pesan.

1976 - Ratu Inggris, Ratu Elizabeth II mengirimkan email melalui ARPANET dan menjadi kepala negara pertama yang mengirim email.

1978 - Gary Thuerk, seorang manajer pemasaran mengirimkan email masal kepada 400 pelanggan. Dari email yang dikirimnya itu, Gary menghasilkan penjualan sebesar 13 juta dolar Amerika. Email yang dikirimnya ini bisa dibilang adalah email spam pertama di dunia. Oleh karena itu dia dikenal sebagai bapak spam dunia.

1991 - Internet semakin meluas, penggunanya tumbuh secara masif.

1992 - Munculnya Smartphone yang dapat mengakses internet, membuat email menjadi lebih "mobile" karena bisa diakses dimana saja.

1996 - Hotmail meluncurkan situs layanan email berbasis web pertama yang tanpa biaya alias gratis. Hal itu menyebabkan penggunaan email semakin meningkat dan menjangkau berbagai kalangan.

1997 - 10 juta akun email terdaftar di internet.

1998 - Microsoft mengakuisisi Hotmail dengan biaya sebesar 400 juta dolar Amerika.

2001 - Sudah 30 tahun sejak email pertama dikirim